Zukunftsfähige Bildungsangebote: Zentrum für angewandte radiologische Forschung GmbH | ZARF setzt seit über zehn Jahren auf ASS it-systemhaus GmbH

Autoren: Stefan Schaffner, CEO, ASS it-systemhaus GmbH // Dr. med. Ronald Leppek, Geschäftsführer, ZARF | Zentrum für angewandte radiologische Forschung GmbH

Das Zentrum für angewandte radiologische Forschung | ZARF bietet am Universitätsklinikum Marburg seit 2004 überregional Strahlenschutzfortbildungen an. Für Strahlenanwendungen in der Röntgendiagnostik, Nuklearmedizin und Strahlentherapie zuständiges Personal in Klinik und Praxis ist zu regelmäßigen, gesetzlich vorgeschriebenen Zertifizierungen verpflichtet. Sie profitieren von Sachkenntnis und Praxiswissen der freiberuflich an die ZARF GmbH gebundenen Dozenten, die mehrheitlich selbst in der universitären Lehre tätig sind und den Transfer aktuellen Wissens garantieren. Von Anfang an verfolgte Gründer, alleiniger Inhaber und Geschäftsführer der ZARF GmbH, der Radiologe Dr. Ronald Leppek, das Konzept eines plattformbasierten Lehr- und Lernangebots für medizinische Berufsgruppen, welches auch Studierende nutzen können. Für die Bereitstellung effizienter Business-Lösungen und das für den Aufbau eines Unternehmensportals notwendige Know-how erwies sich im Jahr 2009 sehr schnell der Business Hub Groß-Bieberau mit dem ASS –it-systemhaus als idealer Partner.

Plattformökonomie zwingt zur konsequenten Anpassung aller Geschäftsprozesse. Das ASS –it-systemhaus hat der ZARF GmbH für die digitale Transformation die notwendigen Werkzeuge für kollaboratives, ortsunabhängiges und effizientes Arbeiten im „Shared Workspace“ bereitgestellt. Die von ASS eingebrachten profunden Produktkenntnisse – insbesondere die Evaluation kundenspezifischer Nutzungspotenziale –  ermöglichen jetzt der ZARF GmbH die nahtlose, medienbruchfreie Abwicklung von Geschäftsprozessen. Dies bestärkt das gemeinsame Vertrauen in die kooperative passgenaue Umsetzung auch zukünftiger Anforderungskataloge der ZARF GmbH.

Effizienzverluste störten die Mitarbeiterzufriedenheit

Als KMU mit vier fest angestellten Mitarbeitern und einer historisch gewachsenen typischen Office-Büroorganisation wurden zunächst 2012 drei Büroarbeitsplätze und ein Homeoffice-Arbeitsplatz durch eine On-Premise-Server-Architektur mit VPN-Zugangstechnologie ersetzt. Sicherheitskonzepte zur Autorisierung und Authentifizierung galt es ebenso lückenlos einzubinden, wie eine sichere und redundante Datensicherung. Die Verantwortlichen müssen Zertifikate der Kursteilnehmer in ZARF-Veranstaltungen DSGVO-konform verwalten, da sie besonders schutzbedürftige persönliche Daten enthalten.

Wachsende Kundenzahlen und eine noch zum Teil erhaltene manuelle Datenübernahme von einer Software-Lösung in eine andere führten sehr schnell zu spürbaren Effizienzverlusten. Unvermeidliche fehlerhafte Datenübernahmen beeinträchtigten Geschäftsvorgänge und störten die Mitarbeiterzufriedenheit. Nur ein umfassendes Reengineering, einhergehend mit einer grundlegenden  Hardware-Modernisierung und Neukonzeption der gesamten Unternehmens-IT der ZARF GmbH blieb als Maßnahme zur Kostensenkung und effizienten Ressourcennutzung erfolgversprechend.

Intern wie extern: Perfekt aufgestellt für die Zukunft

Der jetzt erreichte, im Schwerpunkt cloudbasierte Technologie-Standard gewährleistet eine komfortable interne und externe Kommunikation. Die Verantwortlichen dokumentieren nachvollziehbar und mit hohem Automatisierungsgrad Geschäftsprozesse. Dies ermöglicht eine transparente Aufgaben- und Terminverwaltung sowie eine eindeutige Zuweisung von Verantwortung und Priorität. Das Ziel einer umfassenden und automatisierten Bearbeitung der ZARF Geschäftsvorfälle erfordert in naher Zukunft weitere technische Lösungen, die auch Mitarbeiterschulungen zur bestmöglichen Beherrschung der verfügbaren Software einschließen. Die Planungen von ASS und ZARF GmbH zur Implementierung eines ERP-Systems mit prozessorientierter Ablage, Warenwirtschaft, Ticketsystem bis hin zum E-Commerce sind bereits in Arbeit. Sie versprechen eine erfolgsträchtige Fortführung der langjährigen Geschäftsbeziehung. Flexible zeitgemäße Lösungen wie „mobiles Arbeiten“ oder „Homeoffice“ müssen ebenso verfügbar sein wie individuelle, mitarbeiterzentrierte Konzepte zur „Work-Life- Balance“, die die ZARF GmbH für Mitarbeiterrekrutierung und -bindung weiter attraktiv macht.

Die Umstellung des gesamten operativen Geschäfts bis zum Vertrieb ermöglicht den Kundengruppen der ZARF GmbH durch Bereitstellung und Nutzung modernster Informationstechnologien ein attraktives Kundenerlebnis („Customer Journey“). Dies gilt als wichtiger Faktor bei der Einführung neuer, mitunter gewöhnungsbedürftiger Produkte.

Fazit

In mehr als zehnjähriger Zusammenarbeit zwischen der ASS it-systemhaus GmbH und der ZARF GmbH gelang es den Partnern, hochspezialisierte, behördlich kontrollierte Bildungsangebote im medizinischen Strahlenschutz aus dem Traditionsdenken herkömmlicher Fortbildungen herauszulösen. Anstelle hausinterner, hinsichtlich Person und Instrument limitierten Ressourcen von Kliniken und Praxen, ermöglicht eine grundlegend neu gestaltete IT-Architektur zielgenaue Kundeninformation und transparente Interaktion von Mitarbeitern und Kunden. Die ZARF GmbH ist intern wie extern gerüstet und im Bildungsmarkt wettbewerbsfähig für zunehmend fremdbeschaffte Leistungen von Kliniken und Praxen.

Dr. med. Ronald Leppek
Dr. med. Ronald Leppek
Geschäftsführer ZARF GmbH
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